۲-۴-ضرورت سیستم‌های اطلاعاتی

در عصر اطلاعات سیستم‌های اطلاعاتی جایگاه ویژه‌ای را برای خود کسب نموده‌اند و تأثیرگذاری عمده‌ای بر تصمیمات مدیران دارند. درگذشته اطلاعات بسیار محدود بود و در صورت گردآوری آن، به‌راحتی تحلیل‌شده و زمینه لازم برای تصمیم‌گیری به وجود می‌آمد؛ اما با افزایش حجم اطلاعات و به قولی انفجار اطلاعات امکان گردآوری و تحلیل آن به صورت دستی به‌تدریج ناممکن شده است؛ و در نتیجه نقش کامپیوتر به عنوان ابزار اطلاعاتی بسیار بارز و مهم شده است.

تجربه سازمان‌ها و کشورهای موفق و ناموفق در توسعه اقتصادی نشان می‌دهد که در کنار نحوه نگرش به موجودیت و اتخاذ تصمیمات درست، به‌موقع بودن آن‌ ها تا چه اندازه در این راستا مؤثراست. امروزه عدم اجرای به‌موقع تصمیمات، معادل عدم تصمیم‌گیری است و این خود نقش پشتیبانی اطلاعاتی برای اتخاذ تصمیمات صحیح و به‌موقع دارد. علاوه برداشتن نگرش صحیح، آموزش و تجربه کافی، نیازمند اطلاعات ویژه‌ای جهت تصمیم‌گیری هستند که این اطلاعات تنها پس از گردآوری سریع و پردازش صحیح آن‌ ها امکان زمینه‌سازی برای تصمیم‌گیری را فراهم می‌سازند. محدودیت وقت و قدرت ذهنی مدیران در عالم ظاهر، عملکرد غیرخطی ناشی از خستگی جسمانی و روانی و تمایل به ساده‌سازی مدل‌سازمانی باعث می‌شود تا مدیران نتوانند کلیه داده های یک سازمان بزرگ را جمع‌ آوری کرده و با یک وزن دهی مناسب مورد تجزیه‌و تحلیل قرار دهند. از طرفی نمی‌توانند یک مسئولیت خطیر را کاملاً به زیردستان تفویض نمایند. نتیجه این محدودیت‌ها و آن نیازها دست‌به دست هم داده و ضرورت ایجاد و بهره‌گیری از سیستم‌های اطلاعاتی را به وجود آورده است. باگذشت زمان و پیچیده‌تر شدن نظام‌های تصمیم‌گیری، سیستم‌های اطلاعاتی نیز گسترده‌تر و پیچیده‌تر شده‌اند (احمدی و ویرجینیاری، ۱۳۸۲).

۲-۵- چرخه حیات سیستم‌های اطلاعاتی

چرخه حیات سیستم‌های اطلاعاتی شامل شش مرحله است که عبارت است از:

• • مرحله اول: اتخاذ تصمیم و پذیرش سیستم اطلاعاتی

• • مرحله دوم: تحصیل سیستم اطلاعاتی

• • مرحله سوم: پیاده‌سازی و اجرای سیستم اطلاعاتی

• • مرحله چهار: به‌کارگیری و نگهداری سیستم اطلاعاتی

• • مرحله پنجم: بهبود تدریجی سیستم اطلاعاتی

• مرحله ششم: کنار گذاری (استیوز^[۸] و دیگران،۲۰۰۱).

۲-۶- مزایای سیستم اطلاعاتی

کاربرد سیستم‌های اطلاعاتی دارای سه نوع مزیت بالقوه است که هر یک از مزایا متکی به دلایلی است که در ذیل هرکدام، به آن‌ ها اشاره می‌شود (احدی سرکانی، ۱۳۷۵).

۱ – افزایش سود و منفعت در تجارت (در مقایسه با رقبا) به دلیل:

• • انتخاب مناسب‌ترین استراتژی‌ها و خط‌مشی‌ها

• بهبود عملکرد در مقایسه با رقبا و کاهش هزینه ها

۲- بهبود کارایی و اثربخشی به دلیل:

• • ایجاد افکار نو و بهره‌گیری مناسب‌تر از فرصت‌ها

• کاربرد منابع باکیفیتی برتر جهت کسب نتایج مورد انتظار

۳- افزایش بهره‌وری به دلیل:

• • افزایش کارایی در عمل

• کار بیشتر و مطلوب‌تر با کاربرد منابع و امکانات کمتر

۲-۷- محیط سیستم‌های اطلاعاتی

۲-۷-۱- محیط داخلی

محیط داخلی سیستم اطلاعاتی را عوامل زیر تشکیل می‌دهند: (جیمز^[۹]،۱۹۹۰، ص ۴۸-۴۹،۱۴-۱۳، ۶۰، ۵۵۰ و ۵۸۷)

• • داده ها و اطلاعات^[۱۰]

• • سیستم‌ها و روش‌ها^[۱۱]

• • منابع شامل:۱- نیروی انسانی^[۱۲] ۲-مواد اولیه^[۱۳] ۳- منابع مالی^[۱۴]

• • مدیریت^[۱۵]

• • ساختار سازمانی^[۱۶]

• فنّاوری^[۱۷]

۲-۷-۲- محیط خارجی

محیط خارجی سیستم اطلاعاتی را عوامل زیر تشکیل می‌دهند:

• • مشتریان و مصرف‌کنندگان^[۱۸]

• • رقبا^[۱۹]

• • سازندگان و تولیدکنندگان^[۲۰]

• • تأمین‌کنندگان کالا و خدمات^[۲۱]

• قانون‌گذار^[۲۲]

۲-۸-حسابداری به عنوان سیستم اطلاعاتی

حسابداری را می‌توان به عنوان زبان مؤسسات تجاری دانست که از آن به عنوان ابزار برقراری رابطه با خارج از مؤسسات استفاده می‌کنند. قلمرو سنتی حسابداری عبارت بود از فرایند ثبت، طبقه‌بندی، تلخیص، انعکاس عملیات تجاری (فخاریان،۱۳۷۴)؛ اما هم‌زمان با توسعه دانش و پیشرفت فنّاوری، حسابداری نیز دچار تغییراتی شگرف شد و اکنون ازجمله ابزارهای مهم کنترل، برنامه‌ریزی و تصمیم‌گیری محسوب می‌شود. به همین علت تغییرات عمده‌ای نیز در نگرش به حسابداری ایجادشده که از مهم‌ترین آن‌ ها دیدگاه «حسابداری به عنوان یک سیستم اطلاعاتی» است. این تعریف از حسابداری برای اولین بار در سال ۱۹۶۶ توسط انجمن حسابداری آمریکا،^[۲۳] در بیانیه‌ای رسمی تحت عنوان «بیانیه تئوری اساسی حسابداری» ارائه گردید و در آن حسابداری به عنوان یک سیستم اطلاعاتی چنین تعریف‌شده است (اصلاح،۱۳۸۴).

«اصولاً حسابداری یک سیستم اطلاعاتی است و اگر دقیق‌تر بگوییم حسابداری عبارت است از کاربرد تئوری عمومی اطلاعات در عملیات اقتصادی ونیز تشکیل‌دهنده بخش عظیمی از اطلاعات است که به صورت کمی بیان گردیده است. وظیفه اصلی سیستم اطلاعاتی حسابداری فراهم نمودن اطلاعاتی است که استفاده‌ کنندگان از آن در تصمیم‌گیری‌های خود استفاده می‌کنند.»

۲-۹- سیستم‌های اطلاعاتی حسابداری (AIS)

در سال ۱۹۵۰ اولین سیستم‌های اطلاعاتی حسابداری ماشینی جهت پردازش داده ها و اطلاعات به کار گرفته شدند. سیستم‌های اطلاعاتی حسابداری با جمع‌ آوری و گردآوری اطلاعات مالی، کمک بسزایی به مدیریت می‌کرد.

درعین‌حال به نظر می‌رسد مدیران برای رسیدن به اهداف خود به اطلاعات بیشتری نیاز دارند. سیستم‌های اطلاعات حسابداری به‌تنهایی جهت تهیه اطلاعات غیرمالی و غیر معاملاتی کافی نبودند و چون برای مدیران در کنار درک اطلاعاتی که سیستم‌های اطلاعاتی حسابداری برای آن‌ ها تهیه می‌کرد، درک مسائل سازمانی هم مهم بود، سیستم‌های اطلاعاتی مدیریت پدید آمدند. در میان حسابداران این اتفاق‌نظر وجود دارد که آینده از آن سیستم‌های اطلاعاتی حسابداری خواهد بود؛ زیرا انتظار می‌رود این سیستم‌ها نه تنها اطلاعات درون‌سازمانی را به نحو مطلوب در اختیار مدیران واحد تجاری قرار دهند؛ بلکه اطلاعات بیرونی سازمان را نیز با اطلاعات درون‌سازمانی در صورت لزوم، ترکیب کنند (عرب مازار یزدی و دیگران، ۱۳۸۶).

‌بنابرین‏ سیستم اطلاعاتی حسابداری عبارت است از مؤلفه و عنصری از سازمان که از طریق پردازش رویدادهای مالی، اطلاعات هشداردهنده و اطلاعات مبنای تصمیم‌گیری را در اختیار استفاده‌ کنندگان ازاین‌گونه اطلاعات قرار می‌دهد. تعریف جامع‌تری که از سیستم‌های اطلاعاتی حسابداری ارائه شده چنین است:

سیستم اطلاعاتی حسابداری عهده‌دار وظیفه تبدیل داده های اطلاعاتی به گزارش‌های سودمند مالی و ارائه آن‌ ها به مدیریت درون‌سازمانی و مراجع بیرون از سازمان جهت تصمیم‌گیری است (فخاریان، ۱۳۷۴).

۲-۱۰-سه وظیفه مهم سیستم اطلاعاتی حسابداری در یک بنگاه تجاری