فناوری تصویری نوین که امکان رو در رویی همزمان دیداری‌ـ شنیداری میان سردفتر و متقاضی سند یا متقاضی امضا را فراهم می‌سازد، تضمین کننده یکی دیگر از مهمترین قواعد بنیادین ثبتی، یعنی تشخیص هویت از طریق رو در رویی و برقراری رابطه حسی میان طرفین است که بر مبنای آن، سردفتر از مجموع اوضاع و احوال حاکم، دروغ‌گویی، جعل هویت یا صحنه‌سازی متقاضی را تشخیص می‌دهد و در صورت لزوم از ثبت سند خودداری می‌کند.

وقتی چنین فضایی را می‌توان فراهم کرد، این ادعا که ثبت الکترونیکی غیرممکن یا خلاف قوانین و مقررات است، مفهومی جز جهل به واقعیات و انکار پیشرفت‌های بشری ندارد. وقتی پدری می‌تواند از کره ماه، سالروز تولد دخترش را تبریک بگوید و حس دوست داشتن و تأسف عدم حضور را منتقل کند، چگونه می‌توان رو در رویی همزمان میان سردفتر و متقاضی سند یا گواهی امضا را از طریق رسانه های پیشرفته و دوسویه انکار کرد؟ (السان ، پیشین، صص ۷۱-۶۸)

با وجود تمام تحولات، هنوز هم تصور رویداد پاره‌ای از اعمال و وقایع حقوقی در فضای مجازی دشوار است. حتی اگر احراز هویت شخص از طریق حضور نزد سردفتر به شیوه تصویری قابل انجام باشد، الکترونیکی کردن قسم، شهادت، التزام وجدانی و امور شخصی دیگر با منطق حقوقی سازگار نمی‌نماید. شاید علت این امر، نبودن سابقه برای آن و عمیق بودن تحول باشد؛ اما دلیل دیگری بر این حقیقت همراه است که باید امور ثبتی را به حقوق ‌دانان و افرادی سپرد که به قوانین و مقررات، عرف و موازین شرعی آگاهی دارند و در صورت تغییر شیوه ها، رویه‌ها و وسایل، امکان انطباق بین منطق حقوقی و فضای جدید را مورد تحلیل قرار می‌دهند و داده ها و اصول بنیادین حاکم بر ثبت را مراعات می‌نمایند (فیضی چکاب، پیشین، صص ۱۷۹-۱۷۷).

از مجموع آنچه گفته شد، نوعی عدول از مواضع سختگیرانه در باب تشریفات سنتی ثبت استنباط می‌شود. حال آنکه زمانی، حتی در کشورهایی که اکنون ثبت الکترونیکی را پذیرفته‌اند، استفاده از این شیوه غیرممکن تلقی می‌شد. اگر دقت شود، این تحول و تعدیل به هیچ وجه ناشی از عدول از قواعد بنیادین حاکم بر ثبت اسناد و امضا نیست. بلکه ناشی از پیشرفتهایی است که در علوم و فنون ارتباطی روی داده و باعث اقناع مقنن و دست‌اندرکاران عمل بر این حقیقت شده است که با بهره گرفتن از شیوه های الکترونیکی نیز می‌توان در عین مراعات اصول حاکم بر ثبت، حتی به درجه ایمنی و اطمینان بیشتری نسبت به نظام کاغذی و قلمی دست یافت. لذا اصول و قواعد، که بنیان صحت و درستی بر آن ها استوار است، عقب‌نشینی نکرده‌اند، بلکه شیوه ها و وسایل خود را با اصول مذکور انطباق داده‌اند. به همین دلیل است که اگر روزی، عقب‌ماندگی فناوری رمزنگاری مورد استفاده در دفترخانه اسناد رسمی الکترونیکی، در مقایسه با شیوه هایی که در اختیار جاعلین و بزهکاران قرار دارد، اثبات شود. هر گونه اقدام به ثبتی. از سوی چنان دفتری به دلیل عدم احراز اصول و قواعد بنیادین ثبت، غیرقانونی و سند یا گواهی صادره فاقد اعتبار خواهد بود.

‌بنابرین‏، لازمه الکترونیکی کردن ثبت مدارک الکترونیکی، به روز بودن دفاتر اسناد رسمی و ناگزیری از این حقیقت است که علی‌رغم تلاش دفاتر اسناد رسمی برای همسانی سند و معامله الکترونیکی، برخی از امور (همچون قسم و شهادت)، به شیوه الکترونیکی قابل انجام نیست و در این مورد ضرورت دارد تا متقاضی به همان دفترخانه یا دفتر دیگری که موثق باشد، مراجعه کند و در حضور سردفتر، اقدام به شهادت یا قسم نماید. هرچند که الکترونیکی شدن اتیان این اعمال نیز با تصویب قانون، محال نخواهد بود. لیکن پاره‌ی از اعمال ـ حداقل در مرحله شروع ـ به طور الکترونیکی قابل انجام نیست. برای مثال، اثرانگشت باید توسط شخص حقیقی و در حضور فرد معتمد زده شود و انتساب آن به فرد مذکور، قطعی و بدون تردید باشد (السان ، پیشین، صص ۷۱-۶۸).

بی‌قاعده بودن یا تبعیت از اصول و قواعدی که ساخته‌ قانون نیست و دستاورد آیین‌نامه‌هایی است که علی‌رغم حقوقی بودن اکثر ابعاد آن، حقوق ‌دانان فقط نقش «ناظر اطلاعی» را در آن بازی کرده‌اند، خطرناک است و حداقل خسارت ناشی از آن، افزودن بر جاعلان، کلاهبرداران و بزهکاران حرفه‌ای می‌باشد که زیر چتر مقررات ناقص، منافع خود را در فضایی جستجو می‌کنند که کوچک‌ترین بی‌احتیاطی، آن را به محیطی سرشار از گمنامی، بی‌نامی و یا جعل هویت بدل می‌سازد. تأخیر، سهل‌انگاری یا بی‌اعتنایی مراجع حقوقی مسئول را نیز در این عرصه هیچ‌وقت نمی‌توان توجیه کرد. آنچه تا به حال در قانون تجارت الکترونیکی و آیین‌نامه پیشنهادی ماده ۳۲ آن روی داده است، ناشی از بی‌اطلاعی نهادهای مذکور از طی تشریفات قانونی ‌در مورد اصول و قواعدی است که به طور مستقیم به وظایف و کارکردهای آن ها ارتباط می‌یابد. اما برای آینده، بدون فوت وقت، باید با مشارکت فعال این نهادها، در تدوین قوانین و مقررات راجع به ثبت ـ در هر حوزه و فضایی که باشد ـ از اختلافات نظری فعلی و مشکلات عملی آتی، جلوگیری کرد. برای اینکه بدانیم، راهی که طی شده است چقدر با قواعد حقوقی منطبق نبوده، کافی است که آن را با مقررات مصوب در سایر کشورها راجع به ثبت الکترونیکی، قیاس نماییم. نتیجه این مقایسه، چیزی بیش از یک حقیقت نیست: ثبت الکترونیکی همان ثبت سنتی است و تغییر طریق، هیچ‌گاه هدف را عوض نمی‌کند (السان ، پیشین، صص ۷۱-۶۸).

۳-۲-۳٫ آثار اسناد الکترونیکی

سند در لغت به چیزی گفته می‌شود که به آن اعتماد می‌نمایند و در اصطلاح چنان که ماده ۱۲۸۴قانون مدنی می‌گوید: سند عبارت است از هر نوشته که در مقام اثبات دعوی یا دفاع قابل استناد باشد. ممکن است نوشته‌ای در یک دعوی «سند» باشد و در دعوای دیگر این وصف را نیابد زیرا نوشته در دعوایی سند به شمار می‌آید که برای اثبات یا دفاع از آن قابل استناد باشد (امامی ، ۱۳۷۴، ص ۶۵). سند، رایج‌ترین وسیله اثبات حق است که پیش از دعوا تنظیم می‌شود و چون هنوز نزاعی در بین نیست دو طرف با حسن نیت و دقت بیشتر آن را می‌نویسند و گاه نیز حقوقدانانی به عنوان سردفتر یا مشاور حقوقی آنان را راهنمایی می‌کنند. این نوشته ثابت می‌ماند و گذشت زمان از اعتبار آن نمی‌کاهد (کاتوزیان ، ۱۳۸۸، ص ۷۸۳).

۳-۲-۳-۱٫ آثار اسناد الکترونیکی رسمی

تنظیم سند نیز برای اثبات امری است که سند از آن حکایت می‌کند و رسمیت آن در اثر ثبت در دفتر رسمی برای جلوگیری از هر گونه اختلاف یا تقلب و تزویر می‌باشد که ممکن است پیش آید، لذا قانون ثبت در ماده ۴۶، ثبت اسناد را به اختیار افراد گذاشته که هرکس بخواهد بتواند از مزایای آن استفاده نماید مگر در موارد معینه که منافع عمومی ثبت آن را اقتضاء نموده که اجباری باشد (جمال زاده بهاء آبادی کرمانی، ۱۳۹۰، ص ۱۴). سند به حکایت از ماده ۱۲۸۶ قانون مدنی، بر دو نوع است: سند رسمی و سند عادی. سند رسمی، سندی است که در ادارات ثبت اسناد و املاک یا دفاتر اسناد رسمی و ازدواج و طلاق یا نزد مأمورین رسمی صالح در حدود صلاحیت آن ها و بر طبق مقررات قانونی تنظیم شده باشد (ماده ۱۲۸۷ قانون مدنی) و سایر اسناد، غیر از اسناد فوق، سند عادی محسوب می‌شوند ‌بنابرین‏ از دیدگاه قانون مدنی نوشته‌ای سند رسمی است که دارای سه شرط باشد:

1. 1. به وسیله مأمور رسمی تنظیم شود؛ لذا اسنادی که اشخاص در روابط خود تنظیم می‌کنند، به هر شکل و هر شرایطی که باشد، سند عادی محسوب می‌شود.