۲-۳-۶- پورتفولیو

بر اساس استانداردPMI ، مجموعه‌ای از پروژه ها و طرح‌ها و همچنین کارهای مرتبط دیگر که برای تسهیل­مدیریت اثربخش و درجهت نیل­به­اهداف استراتژیک دریک گروه قرارمی­گیرند تشکیل­یک پورتفولیو را می‌دهند. پورتفولیو در زبان فارسی سبد پروژه ترجمه شده است، اما این ترجمه چندان گویای مفهوم آن نیست. بنابر تعریف ارائه شده، پورتفولیو مجموعه‌ای است که شامل طرحها، پروژه ها و سایر کارهای سازمان می‌گردد در حالی که سبد پروژه، فقط مجموعه‌ای است که چند پروژه را در بردارد. شکل۱ به درک بهتر اجزای پورتفولیو در سازمان کمک می‌کند. (Project Management Institute، ۲۰۱۰).

شکل ۱: ارتباط پورتفولیو، طرح و پروژه

شکل ۱

پورتفولیو

طرح

طرح

در یک پورتفولیو، پروژه ها و طرحها ممکن است لزوماًً وابسته یا مستقیما در ارتباط با هم نباشند اما جهت نیل به یکسری اهداف استراتژیک کار می‌کنند. در هر صورت پورتفولیو نمایی از اجزای انتخاب شده که هردو بازتاب و متأثر از اهداف استراتژیک سازمان می‌باشند را ارائه می‌دهد. این اجزا شامل مجموعه‌ای از طرحها، پروژه ها، زیرپورتفولیوها و سایر کارهای فعال در سازمان می‌گردند. شکل(۲) برخی از ساختار پورتفولیوها، طرحها و پروژه ها و سایر کارهای مربوطه را در سازمان نشان می‌دهد. همان‌ طور که در شکل ملاحظه می‌شود، یک پورتفولیو خود می‌تواند زیرمجموعه پورتفولیویی در یک سطح بالاتر در سازمان باشد.

شکل ۲: ساختار پورتفولیو، طرح و پروژه سازمان

شکل ۲

۲-۳-۷- مدیریت پورتفولیو

مدیریت پورتفولیو مدیریت تمرکز یافته یک یا چند پورتفولیوست که شامل تشخیص، اولویت‌بندی، مدیریت و کنترل پروژه ها، طرحها و سایر کارهای مرتبط بر اساس انطباق و اشتراک با اهداف سازمان جهت دستیابی به اهداف استراتژیک خاص تجاری می‌باشد. مدیریت پورتفولیو رویکردی کلی نگر است که با به کارگیری صحیح منابع و تشخیص کار بهینه با ارزش حاصله بالاتر، یک راه حل کلیدی در افزایش بهره‌وری سازمانی را ارائه می‌دهد. هدف مدیریت پورتفولیو تحقق بخشیدن به سودها و منافع در سازمان به وسیله به کارگیری رویکردی سازمانی در مدیریت پروژه می‌باشد. در این سبد باید تمام پروژه ها را با هم دید، تجزیه وتحلیل وکنترل نمود و برای به دست آوردن حداکثر سود بعد از مقایسه پروژه ها دوباره منابع را به آن اختصاص داد. (Project Management Institute، ۲۰۱۰).

مدیریت پورتفولیو دو موضوع زیر را با هم ترکیب می‌کند:

1. 1. تمرکز سازمان جهت اطمینان از این که پروژه های انتخاب شده، منافع استراتژیک پورتفولیو را تأمین می‌کنند.

1. مدیریت هر یک از پروژه های سازمان بر تحویل مؤثر پروژه ها در راستای انطباق با اهداف برنامه‌ریزی شده پورتفولیو انجام پذیرد.

۲-۳-۸- برنامه‌ریزی استراتژیک

نوعی برنامه‌ریزی است که بر جهت و مسیر سازمانی متمرکز است و تمامی سطوح مدیریت را در بر می‌گیرد. برنامه‌ریزی ‌استراتژیک فرآیندی است در جهت تجهیز منابع سازمان به منظور دست‌یابی به مأموریت‌ و اهداف سازمانی در محیط پویا و رقابتی. تدوین برنامه استراتژیک مستلزم مشخص شدن فاصله عملکرد یا فاصله بین وضع موجود و مطلوب سازمان است که تحلیل فاصله آن را به خوبی نشان می‌دهد.

برنامه‌ریزی استراتژیک تمرکز بر فرایند برنامه ریزی، مدیریت رسالت، تجزیه و تحلیل محیط

خارجی، ظرفیت سازمانی، آموزش کارکنان و هدف‌گذاری است. در حالی که مدیریت استراتژیک به تشریح فرایند تصمیم گیری و اجرا با تعیین راهبردها برای تحقق اهداف می‌پردازد (ذکایی آشتیانی، ۱۳۸۷).

۲-۳-۹- مدیریت استراتژیک

مدیریت استراتژیک از دهه ۱۹۸۰ پا گرفت. مهمترین عاملی که در روند تاریخی مقوله برنامه‌ریزی منجر به توسعه و رواج این دیدگاه در حوزه مدیریت گردید، شرایط محیطی و تحولات ناشی از آن در بازار رقبا و ضرورت همگونی و همراستایی سیستم‌های عملیاتی با راهبردهای انتخاب شده جهت بقا و ماندگاری بود. مدیریت استراتژیک عبارت است از فرایند تجزیه و تحلیل محیطی سازمان و اتخاذ تصمیمات و انجام فعالیت‌هایی که سبب ایجاد و تقویت مزیت‌های رقابتی برای سازمان می‌شود. اگر چه رویکرد مدیریت استراتژیک به سازمان یک رویکرد برونگر است، ولی توجه به محیط درونی سازمان و نگرش جامع مدیریت استراتژیک به هر دو محیط، از نقاط قوت آن محسوب می‌شود. مدیریت استراتژیک هنر و علم تدوین، اجرا و ارزیابی تصمیمات وظیفه‌ای چندگانه است که سازمان را در دست‌یابی به اهداف بلند مدت توانمند می‌سازد. مدیریت استراتژیک به تشریح فرایند تصمیم گیری و اجرا می‌پردازد و عبارت است از جریان تصمیمات و فعالیت‌هایی که منجر به ایجاد یک یا چند راهبرد مؤثر برای نیل به اهداف می‌شود. فرایند مدیریت استراتژیک در برگیرنده سه مرحله تدوین ، اجرا و ارزیابی استراتژی می‌باشد.

برنامه ریزی استراتژیک سلسله مراتبی به ‌عنوان یک روش جدید برنامه ریزی استراتژیک که نظم سیستماتیکی میان فضای اهداف و راهبردها در تمامی سطوح برقرار می‌سازد، مطرح گردیده است. یکی از ضعف های اساسی این روش، عدم اولویت بندی اهداف و راهبردهای آن است. به طوری که اهداف، راهبردها و برنامه های عملیاتی که منجر به اجرای پروژه ها در سطح سازمان می‌شود، بدون هیچ گونه اولویت‌بندی نسبت به معیارها و شرایط سازمانی اجرا می‌شوند. اما محدودیت منابع مالی، منابع انسانی، منابع کالبدی (فضای فیزیکی، تجهیزات و. . .) سبب می‌شود که اهداف و پروژه ها و برنامه های عملیاتی در سازمان به خوبی اجرا نشود. برنامه‌ریزی و پیاده‌سازی پروژه ها با تعیین اهمیت و اولویت اجرای آن ها ‌بر اساس نیاز، شرایط و منابع سازمان، سهم زیادی در موفقیت اهداف و مأموریت‌‌های سازمان دارد. به منظور تحقق این امر باید اهداف و راهبردهای متناظر با آن ها ‌بر اساس معیارهای خاص اولویت‌بندی شوند تا اولویت‌بندی برنامه های عملیاتی و پروژه های سازمان فراهم گردد. (ذکایی آشتیانی، ۱۳۸۷).