۲-۱٫ سند رسمی

در زبان فارسی لغت نامه حقوقی تألیف نیافته تا در این خصوص مورد استفاده قرار گیرد. لاجرم برای یافتن مفهوم سند رسمی به سایر لغت نامه‌های فارسی مراجعه می‌کنیم.

۲-۱-۱٫ مفهوم سند رسمی

لغت نامه‌های ادبی تعاریف ناقصی از سند دارند. علامه دهخدا می‌نویسد: «سند نوشته‌ای است که موضوع آن امور مالی باشد». در حالی که سند ولادت، سند نکاح و طلاق هر یک جزء اسناد و موضوعشان غیرمالی می‌باشد و آقای دکتر محمد معین سند رسمی را اینطور تعریف می‌کند: «نوشته‌ای است که در اداره ثبت اسناد تنظیم می‌شود». این تعریف نیز جامع نیست و چنانچه معلوم خواهد شد فاقد ارزش حقوقی می‌باشد (یاری، ۱۳۸۴، صص ۱۲۰-۱۱۸٫).

سند از نظر لغوی به معنای تکیه، بالش، حجت، نوشته، دست‌آویز می‌باشد و در فرهنگ عمید آمده است: سند چیزی است که به آن اعتماد کنند و لغت‌نامه دهخدا ذیل واژه «سند» آورده است: « نوشته‌ای است که وام یا طلب کسی را معین سازد و یا مطلبی را ثابت کند». ‌بنابرین‏ از این دیدگاه سند یک مفهوم عام می‌باشد که عبارت از هر تکیه‌گاه و راهنمای مورد اعتماد است که بتواند اعتماد دیگران را به درستی یک ادعا جلب نماید. مانند نوشته یا گفته یا اقرار چنان‌که گفته می‌شود فلان خبر یا حدیث دارای سند معتبر است و مقصود این است که شخصیت‌های معتبر و مورد اعتمادی آن‌را نقل کرده‌اند (کاتوزیان، ۱۳۸۴، ص ۲۷۵).

اما ماده ۲۸۴ قانون مدنی مقرر می‌دارد: «سند عبارت است از هر نوشته که در مقام دعوی یا دفاع قابل استناد باشد». در تفسیر این ماده باید گفت: مقام دعوی یا دفاع منحصراًً دادگاه نیست زیرا سند در ادارات دولتی و حتی در دفاتر اسناد رسمی نیز قابل استناد است مانند اسناد استخدامی و یا به ‌عنوان مثال وکالتنامه رسمی که بموجب آن صلاحیت جهت امضای اسناد رسمی مربوط به بیع و اجاره و غیره به دست می‌آید و همچنین روابط سیاسی و اقتصادی بین دولت‌ها، قراردادها و عهدنامه و مقاوله نامه‌ها مورد استناد قرار می‌گیرند بدون اینکه مقام دعوی یا دفاع، دادگاه‌های بین‌المللی باشد. ماده ۱۲۸۷ قانون مدنی در مقام بیان تعریف سند رسمی بیان می‌دارد:

«اسنادی که در اداره ثبت اسناد و املاک یا دفاتر اسناد رسمی یا در نزد سایر مأمورین رسمی در حدود صلاحیت آن ها و بر طبق مقررات قانونی تنظیم شده باشد رسمی است» (قانون مدنی، مصوب ۱۳۰۷).

ارکان سند رسمی و اعتبار متن و تاریخ و قدرت اجرایی و موارد بطلان و صحت آن که در قانون مدنی و قانون آیین دادرسی مدنی با عنوان اسناد رسمی، فصلی را به فن اختصاص داده است، ارمغانی است که حقوق جدید جامعه بشری عرضه نموده است. این ارمغان حقوق جدید علاوه بر اینکه جای خود را در رأس ادله اثبات دعوی باز کرد، در سازمان‌های اداری و قضایی دنیا تحول عظیمی ایجاد نمود. یعنی به دنبال پیدا شدن تعریف سند رسمی و ورود آن در قوانین موضوعه ممالک دنیا تشکیلات و سازمان‌های بزرگی به وجود آمد و گسترش یافت(‌پنج‌تنی، ۱۳۹۰، ص ۴۵). مثلاً در ایران برای اینکه روابط حقوقی مالی و غیرمالی بین اشخاص با یکدیگر و بین اشخاص با دولت به صورت سند رسمی تنظیم شود، اداره کل ثبت اسناد و اداره کل آمار و ادارت تابعه آن ها در شهرستانها و دفاتر اسناد رسمی و ازدواج و طلاق و غیره به وجود آمد و ده‌ها هزار کارمند در ادارات و مؤسسات مذکور اشتغال به کار پیدا کردند و گمان نمی‌رود هیچ یک از مواد قانون مدنی به اندازه ماده ۱۲۸۷ توانسته باشد نقطه اوج تمایز بین حقوق قدیم و جدید باشد. این ماده علاوه بر ایجاد تحول در سازمان‌های اداری تأثیرات عمده دیگری نیز در مسائل حقوقی داشته است که به اهم آن ها اشاره مختصر می‌کنیم:

اولاً در تعاریف حقوقی بعضی از عقود و ایقاعات رخنه کرد و از ارکان صحت آن به شمار آمد. مانند بیع غیرمنقول که اگر تمام ارکان آن بر طبق تعاریف اسلامی صحیح باشد اما به صورت سند رسمی مسجل نشود محکوم به بطلان است و در حقیقت بیعی واقع نشده است (http://www.mibgroup.ir/articles/126).

ثانیاًً در آیین دادرسی مدنی، دارنده سند رسمی را از تعرض مدعی علیه به صورت انکار و تردید مصونیت بخشید و حمایت نمود و قضات و مأمورین دولتی را مجبور نمود که به آن اعتبار دهند وگرنه در محکمه انتظامی تعقیب می‌شوند و نیز اسناد لازم الاجرای محاکم را سبکبار و اصحاب دعوی را بی نیاز از تحمل بار دادرسی طولانی، نمود.

ثالثاً حقوق جدیدی به نام حقوق ثبت به وجود آورد که روز به روز توسعه بیشتری پیدا می‌کند و در دانشکده‌های حقوق تدریس می‌شود (یاری، پیشین، صص ۱۱۸-۱۲۰).

اولین قانونی که بعد از انقلاب مشروطه تصویب شد، قانون ثبت اسناد در ۱۳۹ ماده بود. لذا می‌توان ادعا کرد که عمر حقوق ثبت نوین معادل عمر قانونگذاری در ایران است. با این حال به دلایل مختلف از جمله فقدان تألیفات متنوع و گسترده، حقوق ثبت رشته‌ای نوپاست و تقسیم بندی‌های دقیق موضوعات در این رشته که نحوی و آموزش و تدوین قواعد مربوط به آیین آن را تسهیل نماید، صورت نپذیرفته است. اولین تقسیم بندی موضوعات حقوق ثبت که ضروری به نظر می‌رسد تفکیک بین آیین ثبت اسناد از حقوق اسناد است. در حقوق املاک هم تقسیم و تفکیک آیین ثبت املاک از حقوق املاک و تدوین قواعد و احکام خاص هر قسمت ضروری به نظر می‌رسد (یاری، پیشین، ص ۱۲۰).

۲-۱-۲٫ ارکان سند رسمی

آیین ثبت اسناد شامل موضوعات و قواعدی می‌شود که بر روند شکل گیری اسناد رسمی حاکمیت دارد و فرایند شکل گیری سند رسمی و حقوق و تکالیف مأمور تنظیم کننده سند و همچنین حقوق و وظایف طرفین یا طرف ذینفع را در هر مرحله از مراحل تنظیم سند رسمی تبیین و ترسیم می‌کند.

مواردی همچون:

۱٫ احراز موضوع حق

۲٫ احراز حق

۳٫ احراز سمت

۴٫ احراز اهلیت و غیره،

در این بستر مطرح می‌شوند. فرایند ثبت سند پس از تکمیل و اتمام، اعتبار امر مختومه پیدا نموده و هر گونه تغییر و دخل و تصرف در آن مستلزم رعایت تشریفات جدید و تنظیم سند متمم یا اصلاحیه مطابق مقررات می‌باشد (‌پنج‌تنی ، ۱۳۹۰ ، صص ۴۵-۴۳).

۲-۱-۲-۱٫ ارکان ماهوی سند رسمی

موضوع حق: موضوع حق چیزی است که حق بر آن حمل می‌شود و از نظر منطقی ثبوت و اثبات موضوع حق بر خود حق مقدم است. مادامی که وجود موضوع حق مردد است، اسناد و مدارک مثبت حق نیز به تبع تردید در وجود موضوع مردد خواهد شد. طبق ماده ۶۱ آیین نامه دفاتر اسناد رسمی مصوب ۱۳۱۷ «تنظیم و ثبت معاملات اشخاص به عنوان شرکت یا نمایندگی شرکت قبل از احراز شخصیت حقوقی آن‌ ها ممنوع است». این ماده تأییدی بر ضرورت تقدم منطقی وجود موضوع حق بر خود حق است (ارکان تنظیم و ثبت سند رسمی در دفاتر اسناد رسمی، برگرفته از سایت: http://lawworld.blogfa.com/).