٢- یک پایه مناسب برای تصمیم ‌در مورد تغییرات تدریجی با ریشه ای است به طوری که ما به فرآیندها به صورت جامع نگاه خواهیم کرد نه موردی.

٣- با بهره گرفتن از آن ها می توان میزان نتایج را ارزیابی نمود.

۱-۳- ساده و مؤثرسازی:

معمولا برای مستند و مدل سازی کردن فرآیندها از تکنیک های ساده ای چون فلوچات و دیاگرام فرآیندها استفاده می شود. و آن ها یک مبنای خوب برای اندازه گیری میزان حصول به اهداف استراتژیک می‌باشند. ولی با وجود این یکی از تکنیک های بسیار خوب در این زمینه الگوسازی ^[۳۵] است.

در روش الگوسازی سطوح عملکرد یک واحد تجاری با رقبای مستقیم، صنایع دیگر و یا بهترینهای در آن صنعت که رهبریشان مشخص است مقایسه می‌گردد.هدف این مقایسه شناسایی بهره وری، کارایی و تطبیق فرآیندهای سازمانی است و این ساده و مؤثرسازی نامیده می شود(محمدخانی، ۱۳۸۸).

بخش دوم: مبانی نظری فرایندهای مدیریت دانش

مفهوم داده، اطلاعات، و دانش

داده، منشأ تشکیل دانش است. داده ها، واقعیت ها و اعداد خام هستند مانند سرانه هر دانش آموز (کیدول،^[۳۶] ۲۰۰۰، ص۲۷) .داده ها رشته واقعیت های عینی و مجرد ‌در مورد رویدادها هستند داده یک واقعیت از یک موقعیت و یا یک مورد از یک زمینه خاص، بدون ارتباط با دیگر چیزهاست. داده ها منعکس کننده تعاملات و مبادلات کامل، واحد و منسجمی هستند که تحت عنوان جزء ناچیز از آن ها یاد می شود. این اجزاء در پایگاه های داده، ذخیره و مدیریت می‌شوند، داده ها حداقل متن را دارند و تا زمانی که مورد پردازش واقع نشوند به تنهایی مفهوم خاصی را ایجاد نمی کنند ( نوروزیان، ۱۳۸۴، ص ۲۴ ).

اطلاعات از قرار گرفتن داده ها در یک زمینه یا محیط خاص ایجاد می شود، مانند هزینه هر دانش آموز در یک دبیرستان و یک سال تحصیلی خاص (کیدول، ۲۰۰۰، ص ۲۹ ). اطلاعات داده های ترکیبی و مرتبط همراه با زمینه و تفسیر آن است. ارتباط داده ها ممکن است بیان کننده اطلاعات باشد، ممکن است صرف ارتباط داده به اطلاعات منجر نگردد مگر اینکه موجب درک مفهوم آن ها باشد. اطلاعات در حقیقت داده های پردازش شده را در بر می‌گیرد که گروه بندی، ذخیره، پالایش، سازماندهی و تحلیل شده اند تا بتوانند زمینه را روشن سازند ( نوروزیان، ۱۳۸۴، ص ۲۵).

ویژگی اطلاعات آن است که می توان آن را به صورت مستندات مکتوب یا فایل های موجود در پایگاه اطلاعات نگهداری کرد. اطلاعات برخلاف داده ها، معنی دار هستند، به نظر پیتر دراکر(۱۹۸۹) ” داشتن ارتباط و هدف ویژگی اطلاعات است”دراکر^[۳۷] ( ۱۹۸۹) معتقد است که اطلاعات یعنی “داده های مربوط”. به بیانی دیگر، از نظر او داده ها به تنهایی ” مربوط ” و ” هدف دار” نیستند، بلکه داده ها زمانی به اطلاعات تبدیل می‌شوند که ارائه دهنده، به آن ها معنا و مفهوم خاصی ببخشد (داونپورت، ۱۳۷۹، صص ۷۲ – ۶۲ ).

دانش اطلاعاتی است که بر عمل تأثیر داشته باشد. عملی بودن به معنای ارتباط با حوزه های خاص می‌باشد و بدین منظور اطلاعات مرتبط می بایست در جای مناسب، زمان مناسب، و شکل مناسب به گونه ای که هر کس که به آن نیاز دارد بتواند در تصمیم گیری از آن استفاده کند، در دسترس باشد (اسلاوندی،^[۳۸]۲۰۰۱).

دانش منبع کلیدی در تصمیم گیری هوشمند، پیش‌بینی، طراحی، برنامه ریزی، عیب یابی و تشخیص، تحلیل ارزیابی و قضاوت شهودی می‌باشد. دانش در فضای بین اذهان فردی و جمعی شکل می‌گیرد و تسهیم می‌شود ( تیوانا^[۳۹]، ۲۰۰۰(. مرور انواع تعاریف و تقسیم بندی های ارائه شده از دانش، پیش نیازی برای مدیریت موفقیت آمیز آن است. یکی از پیشرفت های اصلی در مسیر تعریف دانش، شناخت تفاوت میان داده، اﻃﻼﻋﺎت، داﻧﺶ و ﺧﺮد ذکر شده است ( شکل شماره ۲- ۳ ).

معنا

زیاد

کم

خرد

دانش

اطلاعات

داده

زیاد

کم

ارزش

شکل شماره ( ۲- ۱ ): داده، اطلاعات، دانش و خرد

داده، ﺟﺮﻳﺎﻧﻲ از رﺧﺪادﻫﺎ ﻳﺎ ﺗﺒﺎدﻻﺗﻲ اﺳﺖ ﻛﻪ از ﺳﻴﺴﺘﻢ ﻫﺎی ﺳﺎزﻣﺎﻧﻲ ﺗﺴﺨﻴﺮ ﺷﺪه اﺳﺖ و ﺗﻨﻬﺎ ﺑﺮای ﺗﺒﺎدل ﻣﻔﻴﺪ اﺳﺖ و ﻧﻪ ﭼﻴﺰ دﻳﮕﺮی. ﺑﺮای ﺗﺒﺪﻳﻞ داده ﺑﻪ اﻃﻼﻋﺎت ﻣﻔﻴﺪ، ﺳﺎزﻣﺎن ﺑﺎﻳﺪ ﻣﻨﺎﺑﻌﻲ را ﺗﻮﺳﻌﻪ دﻫﺪ ﺗﺎ داده ﻫﺎ را ﺳﺎزﻣﺎﻧﺪﻫﻲ ﻛﺮده و ﺑﻪ ﻣﻘﻮﻟﻪ ﻫﺎی ﻗﺎﺑﻞ ﻓﻬﻢ ﻣﺎﻧﻨﺪ ﮔﺰارﺷﺎت ﻓﺮوش ﻣﺎﻫﺎﻧﻪ، روزاﻧﻪ، ﻣﺤﻠﻲ و … در آورد.‬‬‬‬

ﺗﺒﺪﻳﻞ اﻃﻼﻋﺎت به دانش، از ﻃﺮﻳﻖ ﺗﺤﻠﻴﻞ و ﭘﺮدازش و ﻳﺎ ﻧﺘﻴﺠﻪ ﮔﻴﺮی و ﺷﻨﺎﺧﺖ اﻟﮕﻮﻫﺎی ﻧﺎﻣﻌﻤﻮل، روﻧﺪﻫﺎی ﭘﻨﻬﺎن و اﺳﺘﺜﻨﺎﺋﺎت داده و اﻃﻼﻋﺎت و ﻫﻤﭽﻨﻴﻦ اﻳﺪه‏ﻫﺎ، ﻓﻬﻢ ﻫﺎ و درﺳﻬﺎی آﻣﻮﺧﺘﻪ ﺷﺪه ﻧﺎﺷﻲ از ﻛﻨﺎر ﻫﻢ ﻗﺮاردادن اﻃﻼﻋﺎت و تجربیات ﺑﻪ دﺳﺖ آﻣﺪه در ﻃﻮل زﻣﺎن ﻣﻲ‏ﺑﺎﺷﺪ ( (www.nipna.irﺑﺮای ﺗﺒﺪﻳﻞ اﻃﻼﻋﺎت ﺑﻪ داﻧﺶ، سازمان ﺑﺎﻳﺪ ﻣﻨﺎﺑﻊ اﺿﺎﻓﻲ ﺑﺮای ﻛﺸﻒ ﻃﺮﺣﻬﺎ و اﻟﮕﻮ ﻫﺎ، ﻗﻮاﻧﻴﻦ و ﻣﻔﺎﻫﻴﻤﻲ ﻛﻪ داﻧﺶ درآن ﺑﻪ ﻛﺎر ﻣﻲ رود را ﺗﻮﺳﻌﻪ دﻫﺪ. ‬‬‬‬ ﺧﺮد ﺑﻪ ﻋﻨﻮان ﺗﺠﺮﺑﻪ ﻓﺮدی و ﮔﺮوﻫﻲ ﺑﺮای ﺑﻪ ﻛﺎر ﺑﺮدن داﻧﺶ در ﺣﻞ ﻣﺴﺎﺋﻞ و ﻣﺸﻜﻼت ﺗﻌﺮﻳﻒ ﻣﻲ ﺷﻮد. ﺧﺮد ﺷﺎﻣﻞ اﻳﻦ ﻣﻘﻮﻟﻪ ﻫﺎﺳﺖ ﻛﻪ ﻛﺠﺎ، ﻛﻲ، و ﭼﮕﻮﻧﻪ داﻧﺶ را ﺑﻪ ﻛﺎر ﺑﺮﻳﻢ (کنت و لودن ^[۴۰]،۲۰۰۶ ).‬‬‬‬‬‬‬‬

تاریخچه مدیریت دانش

منازعه با مفهوم دانش به قدمت تاریخ تفکر انسان است. همه اندیشمندان از افلاطون گرفته تا دکارت و کانت در جستجوی اصطلاحی بودند که ماهیت دانش را بیان کنند. جهان پس از گذار از انقلاب کشاورزی که منبع کلیدی در آن زمین بود، و انقلاب صنعتی که سرمایه و نیروی کار منبع اصلی آن بود؛ شاهد انقلاب اطلاعاتی بوده است که در آن منبع ارزشمند و کلیدی خلق ثروت و درآمد دانش است (منوریان، ۱۳۸۳، ص ۳ ).

تعدادی از تئوریسن های مدیریت به رشد مدیریت دانش کمک کرده‌اند که از برجسته ترین آن ها دراکر، استراسمن^[۴۱]و سنجه بوده اند. دراکر و استراسمن بر اهمیت رشد اطلاعات و دانش صریح به عنوان منابع سازمانی تأکید کرده‌اند. سنجه روی سازمان یادگیرنده و ابعاد فرهنگی مدیریت دانش کار کرد و کتاب معروف پنجمین فرمان را نوشت. آرگریس، بارتلت^[۴۲] و بارتون جنبه‌های مختلف مدیریت دانش را بررسی کرده‌اند. روگر^[۴۳] در زمینه اشاعه و نوآوری کار کرد و آلن^[۴۴] در دانشگاه ام. ای. تی درباره انتقال فناوری اطلاعات، پژوهشی با عنوان چگونگی تولید، اشاعه و کاربرد دانش در سازمان انجام داده است (عدلی، ۱۳۸۴، ص۵۶).

مراحل رشد و بلوغ مدیریت دانش بر اساس دو رویکرد فناوری اطلاعات و مدیریت دانش قابل بررسی است. بر این اساس مدیریت دانش سه مرحله ‌را پشت سر گذاشته و در حال حاضر در مرحله چهارم قرار دارد:

اولین مرحله با توجه به رویکرد فناوری اطلاعات و تمرکز بر بهره وری سازمانی بود. به عبارت دیگر، چگونه می توان با بهره گرفتن از فناوری اطلاعات از تولید مجدد چرخ و دوباره کاری جلوگیری کرد؟ این مرحله در حدود سال های (۱۹۹۲) همراه با نصب و راه اندازی انواع پایگاه اطلاعات و پایگاه بهترین روش انجام کار در سازمان بود.

مرحله دوم اگرچه مشابه مرحله اول بود امّا تمرکز روی مشتری بود. بحث بر این بود که چگونه می توان با به کارگیری دانش درباره مشتریان، به آن ها بهتر خدمت کرد؟ در این مرحله نیز پایگاه های اطلاعات مختلفی ایجاد شد؛ البته همه آن ها یک طرفه و منفعل (نه دو طرفه و تعاملی) بودند.