سازمان، افراد و یا واحد سازمانی گرچه به ظاهر انجام دهنده کار هستند اما تنها جزیی از سیستم کل می­باشند و باید شرایط اجزای دیگر آن نیز مد نظر قرار گیرد. توجه به معیارهای همه جانبه و استراتژی­ها و آرمان­های سازمان از لوازم یک سیستم مدیریت عملکرد جامع ‌می‌باشد. چنین رویکردی در ارزیابی عملکرد، یک ارزیابی واقعی، عدالت محور، قابل اعتماد و اتکا و پیش برنده و پویا خواهد بود. (ناصر شیخ الاسلامی و رضوان، ۱۳۹۲).

برای استقرار نظام مدیریت عملکرد در سازمان­ها طی مراحل مختلفی نیاز است که به صورت خلاصه ‌می‌توان مراحل مربوط را به شرح زیر بیان کرد:

۱٫ بررسی پیش نیازهای نظام مدیریت عملکرد

برای طراحی و اجرای نظام مدیریت عملکرد لازم است ابتدا ‌در مورد پیش نیازهای آن در سازمان بررسی صورت گیرد. به طور کلی و فهرست­وار پیش­نیازهای اصلی نظام مدیریت عملکرد که در عمل تجربه شده و مورد نیاز است را ‌می‌توان به شرح زیر بیان کرد:

• • وجود نمودار و ساختار سازمانی مناسب و متعادل در سازمان؛

• • وجود احساس نیاز به نظام مدیریت عملکرد (ارزیابی عملکرد) در سازمان؛

• • حمایت مدیریت ارشد سازمان از نظام مدیریت عملکرد؛

• • بومی­سازی نظام مدیریت عملکرد در سازمان؛

• • تمایز قائل شدن بین نظام مدیریت عملکرد و نظام پاداش­ دهی در سازمان؛

• پذیرفتن این اصل که با استقرار مدیریت عملکرد همه مشکلات سازمان را نمی­ توان یکجا حل کرد.

۲٫ مرحله انتخاب مدل مناسب مدیریت عملکرد برای سازمان

برای استقرار نظام مدیریت عملکرد یک چارچوب نظری و مدل مناسب به عنوان زیربنای کار مورد نیاز است. در این راستا برای انتخاب مدل مناسب عملکرد برای هر سازمان لازم است مدل­های موجود مورد بررسی قرار گرفته و متناسب با شرایط فرهنگی، تولیدی، نیروی انسانی و … سازمان، مدل مناسبی انتخاب و معرفی گردد.

۳٫ مرحله بومی کردن مدل مدیریت عملکرد در سازمان

برای این­که مدل مدیریت عملکرد بتواند در سازمان اجرا شود، لازم است که بومی شود. منظور از بومی کردن مدل این است که ابعاد مدل با شرایط مختلف انسانی، فرهنگی، و … در سازمان سازگار شده و سازمان آن را بپذیرد. برای بومی کردن مدل، مراحل زیر بایستی طی شود:

الف. توجیه مقدماتی نظام مدیریت عملکرد:

در این مرحله با تشکیل جلسات آگاه­سازی لازم است کلیات و مفاهیم اساسی و اهداف و فلسفه نظام مدیریت عملکرد برای کارکنان تشریح شود. در این مرحله باید برای کلیه مدیران عالی و میانی و ۲۰ درصد از کارکنان سطوح دیگر سازمان آموزش و آگاهی­سازی لازم صورت گیرد.

ب. نظرخواهی ‌در مورد کلیات طرح مدیریت عملکرد:

در این مرحله با تدوین پرسشنامه­ای که حاوی کلیات و مفاهیم اساسی نظام مدیریت عملکرد است ‌در مورد لزوم و مناسب بودن مدل ارزیابی عملکرد از سطوح مختلف سازمان نظرخواهی صورت ‌می‌گیرد. برای انجام این مرحله لازم است از ۲۰ درصد کارکنان سازمان در سطوح مدیران عالی، مدیران میانی و سرپرستان، نظرخواهی صورت گیرد. پس از جمع ­آوری اطلاعات ‌در مورد کلیات طرح و لزوم طراحی نظام ارزیابی و تعیین چارچوب و خطوط کلی طراحی، در این مرحله لازم است ‌در مورد جزئیات و ابعاد مدل مدیریت عملکرد از کارکنان سازمان نظرخواهی شده و با مشارکت دادن آن­ها، بومی ساختن مدیریت عملکرد را تضمین کرد (پیدایی و فولادی، ۱۳۸۹).

۴٫ مرحله شروع طراحی و پیاده ­سازی

در این مرحله با توجه به جمع ­آوری اطلاعات در مراحل قبلی کار طراحی و تدوین بنیادهای نظام مدیریت عملکرد شروع می­ شود. مرحله طراحی نیازمند بررسی دقیق و همه جانبه کارشناسی دارد که بتوان اطلاعات و داده ­های جمع ­آوری شده را خوب پردازش کرد و آن­ها را با همدیگر ترکیب و به نحو مطلوبی از آن­ها ایده گرفت.

در مرحله طراحی و پیاده سازی اقدامات زیر بایستی صورت گیرد:

الف) طراحی فرم­های ارزیابی عملکرد: در این مرحله با در نظر گرفتن شرایط سازمان و اهداف ارزیابی عملکرد فرم­های مربوطه طراحی می­گردد. طراحی­هایی که در این مرحله لازم است عبارتند از:

* طراحی فرم ارزیابی عملکرد فردی که در ان عوامل مورد نظر سازمان که بیشترین فراوانی را در نظرخواهی­ها داشته در آن گنجانده می­ شود؛

* طراحی فرم ارزیابی عملکرد واحدی که عوامل آن از بین عواملی که بیشترین فراوانی را داشته در نظر گرفته خواهد شد؛

* طراحی فرم ارزیابی عملکرد سازمانی که عوامل آن از بین عواملی که بیشترین فراوانی را در نظرخواهی­ها داشته انتخاب می­گردد.

ب) طراحی و تعیین امتیازات: امتیازات مربوط به عوامل ارزیابی در سطوح مختلف با هم متفاوت هستند، در هنگام طراحی فرم­های ارزیابی عملکرد لازم است، اصول زیر مورد توجه قرار گیرد:

* توزیع مناسب و علمی امتیاز کلی ارزیابی عملکرد در بین عوامل ارزیابی فردی، واحدی و سازمانی؛

* توزیع مناسب و علمی امتیاز ارزیابی عملکرد فردی در بین عوامل آن؛

* متفاوت کردن امتیاز عوامل ارزیابی عملکرد افراد در سطوح مختلف؛

* تعیین سقف امتیاز هر عامل ارزیابی در ارزیابی عملکرد فردی؛

* متفاوت کردن امتیاز عوامل ارزیابی واحدی در واحدهای مختلف عملیاتی،

ج) طراحی گردش کار اجرایی: برای این که نظام ارزیابی عملکرد پس از طراحی خوب اجرا گردد، لازم است کلیه مراحل با رعایت دو اصل خلاصه نویسی و سادگی تدوین و در اختیار افراد قرار گیرد که این امر نیاز به طراحی کارشناسی دارد. در این مرحله لازم است گردش کارهای زیر طراحی شود:

* نحوه انجام ارزیابی فردی با تمام جزئیات و مدت و …؛

* نحوه ارزیابی واحدی با تمام مراحل و ابعاد آن؛

* نحوه انجام ارزیابی سازمانی با تمام مراحل و ابعاد آن؛

* نحوه تعیین انتظارات ارزیابی کننده و ارزیابی شونده از همدیگر؛

* نحوه تعدیل خطاها در ارزیابی عملکرد؛

* نحوه استفاده از نتایج ارزیابی عملکرد در بهبود کار؛

* گردش کار مربوط به تعاریف عملیاتی عوامل ارزیابی عملکرد به منظور عینی کردن آن.

د) مکانیزه کردن نظام مدیریت عملکرد: با توجه ‌به این که انجام ارزیابی عملکرد به صورت رایج موجب اتلاف وقت شده و از دقت آن کاسته می­ شود، بهتر است نظام مدیریت عملکرد به سایر سیستم­های مدیریت منابع انسانی وصل شود تا بتوان هم ارزیابی عملکرد را به خوبی انجام داد و هم با یکپارچگی که به وجود می ­آید از نتایج ارزیابی عملکرد استفاده کرد، به طور کلی، مزایای مکانیزه کردن نظام مدیریت عملکرد در سازمان را ‌می‌توان به صورت فهرست­وار به شرح زیر بیان کرد: